El paciente que te escribió ayer a las 20:47 ya tiene cita. En otra clínica.
No lo perdiste por tus anuncios: lo perdiste porque nadie pudo contestar hasta el día siguiente. Por eso no solo traemos a los pacientes de implantes y ortodoncia de tu zona: los acompañamos hasta el sillón, con respuesta al momento, cita en tu agenda, recordatorio antes de la visita y seguimiento de cada presupuesto. Solo clínicas dentales.
Ayer, 20:47
Paciente perdidoLo que le pasa hoy a quien te escribe fuera de horario
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20:47
Escribe a tu clínica por WhatsApp: "Hola, se me ha roto una muela. ¿Me podéis ver mañana?"
-
20:49
Sin respuesta. Abre Google y escribe a otras dos clínicas de tu zona.
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20:52
Una de ellas le contesta: un hueco mañana a las 9:30.
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20:58
Reserva mañana a las 9:30. Con la otra clínica.
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Hoy, 10:12
Tu recepción responde: "Buenos días, ¿en qué podemos ayudarle?"
- 20:47Respuesta al momento con dos huecos para mañana.
- 20:49Cita en tu agenda. Mañana, 9:30.
Operamos tu captación sobre las herramientas que ya conoces, conectadas entre sí y llevadas por nosotros
El problema
Que alguien te escriba es la parte fácil. Lo caro viene después, y ahí ninguna agencia se queda.
Tu anuncio de implantes funciona y alguien te escribe por WhatsApp a las 20:47, con la clínica ya cerrada: se le ha roto una muela y quiere que se la vean cuanto antes. Tu agencia ya ha cumplido: el contacto está en el informe del mes. Pero nadie le contesta hasta las diez de la mañana siguiente. Para entonces ha escrito a otras dos clínicas, una le ha respondido en tres minutos con un hueco para primera hora, y lo que pagaste por ese contacto está en la agenda de otro. Multiplícalo por los que llaman mientras recepción cobra, por los que pidieron cita y no aparecieron, y por los que se llevaron un presupuesto de 6.000 € y nadie los volvió a llamar. Ese es el agujero, y no está en la publicidad: está en todo lo que pasa después. Por eso nosotros no terminamos cuando alguien escribe. Terminamos cuando está sentado.
Se te escapan pacientes sin que lo sepas
Cuando alguien te escribe y le contestas unas horas después, la mayoría ya no responde. Si le contestas en el primer minuto, hablas con casi todos. Nadie de tu clínica puede estar pendiente del móvil a las nueve de la noche, con la clínica cerrada, y ahí es justo cuando escriben.
Uno de cada cuatro no aparece
Sin recordatorio, entre el 25 y el 38 % de las primeras visitas no se presentan: 45 minutos de gabinete parado y un caso de 1.850 € que no empieza. Con el sistema de recordatorios que montamos, la asistencia sube al 85-92 %, y cuando alguien cancela, nosotros ofrecemos el hueco al siguiente antes de que se enfríe.
Y aún te falta todo lo demás
Las reseñas, la ficha de Google, el seguimiento del presupuesto a los 3, 15 y 45 días, los pacientes que no vienen desde hace dos años, el informe que te diga qué te costó cada paciente. Hoy cada pieza es otro proveedor y otra factura, y ninguna habla con la otra. Nadie responde del conjunto. Nosotros sí, porque el conjunto es lo único que vendemos.
Cómo trabajamos
Esto es lo que hacemos por tu clínica.
Semana a semana, sin "estamos en ello". Sabes qué hacemos, cuándo, y qué te vamos a pedir a ti.
Diagnóstico gratuito
Te enseñamos qué hacen las clínicas que se llevan a tus pacientes: qué anuncios tienen puestos, cuántas reseñas y con qué nota, qué ofrecen en su web. Y te decimos qué haríamos en la tuya, con qué tratamiento empezaríamos y cuánto haría falta invertir. Te lo llevas por escrito, trabajes con nosotros o no.
Antes de firmar · por escrito
Plan para tu clínica
Una hora contigo. Decidimos qué tratamientos potenciar, qué precio orientativo se da por WhatsApp, qué huecos de la agenda abrimos a citas nuevas y qué texto va en cada mensaje de seguimiento. Nada sale con tu nombre sin que lo hayas aprobado.
Semana 2 · una reunión de una hora
Puesta en marcha
Montamos las campañas y las páginas de cada tratamiento, conectamos al sistema el WhatsApp de la clínica y tu calendario, y pasamos una hora con tu recepción: qué les va a llegar, qué hacen con ello y a quién llaman si algo se sale del guion. Tu responsable de cuenta te da su móvil ese día.
Semanas 3 y 4 · campañas activas
Cada paciente, con su estado
Escribió y no pidió cita, cita puesta, no se presentó, presupuesto entregado. El estado de cada paciente decide qué mensaje le toca y cuándo, sin que nadie tenga que acordarse. Si responde a un seguimiento, el sistema deja de escribir y contesta tu equipo, que ve la conversación entera desde el primer mensaje. Los recordatorios de su cita van aparte y llegan hasta el día de la visita.
Automático · el estado manda
Los números, explicados
Cada lunes, un WhatsApp de tu responsable con la semana: cuántos te han escrito, cuántas citas hay, cuántos han vuelto. Cada mes, una llamada con el informe: pacientes nuevos, primeras visitas, presupuestos aceptados y lo que te costó cada uno. Cada trimestre, qué cambiamos.
Cada lunes y cada mes · coste por paciente
Montado y operado
Por qué podemos prometer esto y otras agencias no.
Una agencia normal te trae el contacto y ahí termina: si escribe con la clínica cerrada o cuando tu recepción está con otro paciente, espera, y los recordatorios, las reseñas y el seguimiento dependen de tres proveedores distintos que no se hablan entre sí. Cuando algo falla, no es culpa de nadie. Nosotros montamos las piezas juntas —CRM con el recorrido del paciente, calendario con reservas, WhatsApp, recordatorios y reseñas— y las operamos todos los días. Y las dos que hacen que todo encaje, WireFunnels para tus páginas y la medición, y ChatWire para el WhatsApp y la agenda, las hemos desarrollado nosotros.
- Por eso prometemos el minuto de respuesta: conectamos el WhatsApp de tu clínica al sistema. El número sigue siendo tuyo y tu equipo escribe desde él como siempre; lo que cambia es que ya no depende de que alguien se acuerde.
- Y si algo falla un domingo, no tienes que llamar a cinco proveedores: nos llamas a nosotros.
11 h
hasta que alguien contesta
el paciente ya ha reservado en otra clínica
<1 min
respuesta, a cualquier hora
cita en tu agenda a los dos minutos
68%
de las primeras visitas se presentan
uno de cada cuatro huecos, vacío
89%
de las primeras visitas se presentan
y el hueco que se libera se ofrece al siguiente
Certificaciones
Certificados por Google. Conectados por la vía oficial de Meta.
Tus campañas las lleva un equipo con las certificaciones de Google Ads en búsqueda y display. Tu WhatsApp, por la API oficial de Meta: el número es tuyo y cumple sus normas.
Google Ads
Search
Las campañas de búsqueda, que es donde entra el paciente que ya busca tratamiento.
Google Ads
Display
Los anuncios que vuelven a aparecer ante quien ya visitó tu página.
Meta
WhatsApp Business API
Conexión oficial de Meta para el WhatsApp de tu clínica.
Tu Clínica
Odontólogo · Abierto · Cierra a las 20:00
4,9★★★★★(312 reseñas)
"Escribí a las nueve de la noche y me contestaron al momento. El martes ya tenía la valoración hecha."
Respuesta del propietario · hace 2 días
"Gracias por contarlo. Nos alegra que la valoración fuera tan rápida; te esperamos en la próxima visita."
Clínica Dental de la esquina
Odontólogo · Cerrado
4,3★★★★★(41 reseñas)
"Llamé tres veces y no me cogieron el teléfono."
Sin respuesta del propietario
Ejemplo ilustrativo · nombres y cifras ficticios
Reputación
Antes de llamarte, el paciente ya te ha comparado
Puedes ser mejor dentista que el de al lado. Si él tiene 4,9 con trescientas reseñas y tú 4,3 con cuarenta, el paciente no lo va a descubrir nunca, porque no te va a llamar. Y la reputación no se arregla pidiendo reseñas «cuando te acuerdas». El sistema lo hace todos los días: cuando tu equipo marca la visita como realizada, pide la reseña en el momento oportuno, dos horas después, una sola vez y con un mensaje que lleva tu nombre y que has aprobado. Respondemos todas en menos de 24 horas, en tu voz, también las malas. Y si entra una de una estrella, te escribimos antes de contestarla.
- Cada mes ves tu nota y tu número de reseñas al lado de las cinco clínicas más cercanas.
- La ficha de Google, las fotos, los tratamientos y las preguntas frecuentes las mantenemos nosotros.
Qué hacemos
Las cinco partes del camino del paciente. Las cinco son nuestras.
Desde que alguien busca "implantes dentales" en su móvil hasta que acepta el presupuesto y deja una reseña. Ninguna se vende por separado, porque ninguna funciona sola: unos anuncios sin quien conteste son dinero tirado, y un recordatorio sin cita no recuerda nada.
01 · Que te encuentren
Captación de pacientes
Google Ads y Meta Ads con una campaña, una creatividad y una página por cada tratamiento que quieras llenar.
Ver cómo lo montamos- ·Una campaña por tratamiento, con su presupuesto
- ·Una página propia por tratamiento, en tu dominio
- ·Palabras negativas desde el primer día
- ·Medición que sobrevive a iOS y a los bloqueadores
- ·Anuncios revisados según normativa sanitaria
- ·Cuentas de Google y Meta a tu nombre
02 · Que te elijan
Reputación en Google
Antes de llamarte ya te ha comparado con la clínica de al lado. Nos ocupamos de que salgas ganando esa comparación.
Ver cómo lo hacemos- ·Reseña pedida 2 h después de la visita, una vez por paciente
- ·Todas respondidas en menos de 24 h, en tu voz
- ·Aviso antes de contestar una reseña de una estrella
- ·Ficha de Google al día: fotos, tratamientos, horarios
- ·Tu nota frente a las cinco clínicas más cercanas
03 · Que ninguno se pierda
Atención, agenda y recordatorios
Aquí es donde se pierden los pacientes que ya has pagado, y aquí es donde ninguna otra agencia entra.
Ver el sistema por dentro- ·Respuesta en menos de un minuto, a cualquier hora
- ·Cita hecha en los huecos que tú abres
- ·Recordatorios a 72, 24 y 2 horas
- ·Lista de espera para los huecos que se liberan
- ·Seguimiento automático según el estado de cada paciente
04 · Que acepten el tratamiento
Seguimiento de presupuestos
La facturación más barata está en los presupuestos que ya diste y en los pacientes que ya tienes.
Ver cómo lo hacemos- ·Seguimiento a los 3, 15 y 45 días de cada presupuesto
- ·Con el texto que tú hayas aprobado
- ·Información de financiación si el precio es la duda
- ·Reactivación de presupuestos parados meses
- ·Campañas de revisión e higiene a tu base
- ·Te pasamos a recepción a quién llamar y por qué
05 · Que tú lo veas todo
Informe mensual y una persona con teléfono
Sin paneles que tengas que aprender. Los números que importan, explicados por quien lleva tu cuenta.
Ver qué recibes- ·Pacientes nuevos, primeras visitas y presupuestos aceptados
- ·Cuánto te costó cada paciente, por tratamiento
- ·Cuántos se presentaron a la cita y cuántos no
- ·Evolución de tus reseñas frente a tu zona
- ·Un WhatsApp cada lunes con la semana
- ·Llamada mensual con tu responsable
Los tres planes cubren el recorrido del paciente; el seguimiento de presupuestos y la reactivación empiezan en el Avanzado. Lo que cambia entre ellos es cuántos tratamientos trabajamos a la vez y cuánta atención de nuestro equipo tienes encima. Ver los planes.
Un solo responsable
Cinco proveedores, o uno
Hoy, cuando un paciente se pierde entre el anuncio y el sillón, cada proveedor señala al siguiente. La agencia dice que el contacto llegó; el de recordatorios dice que el mensaje salió; recepción dice que no le dio tiempo. Con un solo responsable, nadie se pasa la pelota: sabes dónde se perdió cada paciente y quién tiene que arreglarlo.
Antes
- La agencia que te lleva los anuncios
- El chico que te lleva las redes
- El programa de recordatorios por SMS
- El portal que te manda pacientes de 30 € y se queda tu margen
- El que te pide reseñas «cuando se acuerda»
Cinco facturas, cinco informes que no cuadran entre sí, y nadie que responda del paciente que se perdió.
Ahora
- Anuncios por tratamiento en Google y Meta
- Respuesta en menos de un minuto y cita en tu agenda
- Recordatorios, lista de espera y seguimiento de presupuestos
- Reseñas y ficha de Google, todos los días
- Un informe al mes con lo que te costó cada paciente
- Una persona con teléfono que responde de todo
Una factura. Un responsable. Un sistema montado, conectado y operado por nosotros.
Planes
El mismo servicio, con tres niveles de dedicación
Los tres cubren todo el camino del paciente. Lo que cambia es cuántos tratamientos trabajamos a la vez, hasta dónde llega el seguimiento y cuánta atención de nuestro equipo tienes encima. El precio lo cerramos en la reunión, con los números de tu clínica delante. La inversión en anuncios va aparte y se paga a Google y Meta desde tu propia cuenta.
Esencial
Para empezar a captar de forma ordenada con un tratamiento.
Inversión en anuncios desde 600 €/mes
- Un tratamiento: implantes u ortodoncia invisible
- Anuncios en Google y página del tratamiento
- Creatividades de imagen y vídeo para tus anuncios
- Respuesta en menos de un minuto y cita en tu agenda
- Recordatorios de cita
- Petición y respuesta de reseñas
- Informe y llamada mensual con tu responsable
Avanzado
RecomendadoPara clínicas que ya facturan y quieren la agenda llena de forma constante.
Inversión en anuncios desde 1.200 €/mes
- Todo lo del plan Esencial
- Hasta tres tratamientos a la vez
- Anuncios en Google, Instagram y Facebook
- Seguimiento de presupuestos a los 3, 15 y 45 días
- Recuperación de pacientes de tu base
- Lista de espera para los huecos que se liberan
- Ficha de Google al día y comparación con tu zona
- Guiones de teléfono y WhatsApp para recepción
Premium
Para clínicas que quieren que su doctor y su equipo sean la cara de la campaña.
Inversión en anuncios desde 1.200 €/mes
- Todo lo del plan Avanzado
- Todos los tratamientos, sin límite
- Grabación en tu clínica antes de lanzar y al cierre de cada trimestre: el doctor explicando cada tratamiento, el equipo, el gabinete y los testimonios que haya con consentimiento
- Los vídeos, editados y usados en tus anuncios, tu ficha de Google y tus páginas
- Formación de recepción en la clínica los días de grabación
- Revisión con tu responsable cada quince días
Cada clínica es un contrato, y una segunda sede tiene descuento. El primer contrato es de tres meses, que es lo que tarda el sistema en estabilizarse; después renuevas mes a mes, o a seis o doce meses con el precio congelado, como prefieras. Si te vas, te llevas tus cuentas publicitarias, tu número de WhatsApp, tu ficha de Google y tu base de pacientes.
Compromisos
Lo que te firmamos por escrito
Nadie serio puede garantizarte un número de pacientes: la normativa sanitaria lo prohíbe y tú lo sabes. Lo que sí podemos comprometer es cómo trabajamos.
Una sola clínica por zona
No trabajamos con tu competencia directa. Si ya tenemos una clínica en tu área, te lo decimos en la primera llamada.
Tres meses de contrato y después, mes a mes
El primer contrato dura lo que tarda el sistema en estabilizarse. Después te quedas porque funciona, no porque lo diga un contrato; si quieres el precio congelado a seis o doce meses, tú lo eliges.
Tus cuentas y tus datos son tuyos
Google, Meta, WhatsApp y la ficha de Google van a tu nombre. Los datos de tus pacientes, en servidores de la Unión Europea con contrato de encargado de tratamiento.
Siempre hay una persona detrás
Lo automático informa y agenda. Cualquier duda clínica, queja o urgencia la atiende tu equipo, y el paciente siempre puede pedir hablar con alguien.
Publicidad que cumple la ley
Cada anuncio y cada página, revisados según la normativa estatal de publicidad sanitaria y la de la comunidad autónoma de tu clínica. Sin promesas de resultados ni regalos de actos sanitarios.
Tú decides cuántos mensajes recibe cada paciente
Los textos los apruebas antes de que salga ninguno, los seguimientos son pocos y espaciados y todos ofrecen dejar de recibirlos. Ni tu clínica ni nosotros ganamos nada saturando a tus pacientes.
Respuesta en menos de 24 horas
Tu responsable tiene teléfono y WhatsApp, y te responde el mismo día laborable. Si algo se cae un domingo, lo sabemos antes que tú.
En marcha en cuatro semanas
Diagnóstico la primera semana, el plan contigo la segunda y las campañas funcionando entre la tercera y la cuarta. Lo que necesitemos de tu parte, accesos o textos que aprobar, te lo pedimos con fecha para que nada frene el arranque.
Sabes lo que te cuesta cada paciente
Cada lunes, el resumen de la semana; cada mes, una llamada con el informe: pacientes nuevos, primeras visitas, presupuestos aceptados y lo que te costó cada uno. Medimos pacientes que se sientan en tu sillón, no clics.
Andrei Gae
Fundador de Odontiv Systems y Macrofunnels Marketing
Quién está detrás
Quién está detrás de Odontiv Systems
Soy Andrei, fundador de Odontiv Systems. Vengo de Macrofunnels Marketing, la agencia con la que llevo años montando sistemas de captación y automatización de ventas para negocios locales de servicios. Odontiv Systems nace de una decisión: trabajar solo con clínicas dentales y hacerlo con un sistema pensado para ellas.
No te vendemos un programa más. Usamos las mejores plataformas del mercado para el CRM y la agenda, y las conectamos con dos herramientas propias, WireFunnels y ChatWire, para que funcionen como un solo sistema. Lo montamos, lo configuramos para tu clínica y lo operamos cada día. Si algo falla o necesitas que funcione de otra manera, nos llamas a nosotros.
Trabajamos con pocas clínicas a la vez, y solo con una por zona. Por eso cada una tiene línea directa conmigo: lo importante de tu clínica no se queda a medio camino, y si algo no funciona, quien da la cara soy yo. Si buscas una agencia grande con cientos de clientes, no somos nosotros. Si buscas un equipo que conozca tu clínica por su nombre y a alguien al mando que responda por ella, hablemos.
Preguntas
Lo que nos preguntan los dentistas
Ya he trabajado con agencias y no me funcionó. ¿Por qué esto sería distinto?
¿Vais a poner una máquina a hablar con mis pacientes? Mi clínica se basa en el trato personal.
No tengo tiempo para meterme en más historias. ¿Cuánto me va a exigir?
Mi recepción ya va al límite. ¿No le vais a dar más trabajo?
¿Y si es caro y no me compensa?
¿Cuándo empezaré a notar pacientes nuevos?
¿Trabajáis con clínicas pequeñas o solo con grupos?
¿Cuántas clínicas lleváis en mi zona? No quiero competir con vuestro propio cliente.
¿Qué pasa con los datos de mis pacientes?
Te enseñamos por qué los pacientes eligen otras clínicas antes que la tuya.
Treinta minutos por videollamada o en tu clínica. Llegamos con los deberes hechos: tus reseñas y tus anuncios comparados con los de tu zona, y un par de números tuyos que casi ninguna clínica tiene medidos y que preferimos enseñarte en directo. En la reunión ves el sistema por dentro, del anuncio al informe, con un ejemplo real y delante de ti. Te llevas el diagnóstico por escrito, decidas lo que decidas.
- Te respondemos en menos de 24 horas laborables
- Hablas con quien va a llevar tu cuenta, no con un comercial
- Si no vemos recorrido para tu clínica, te lo decimos
¿Prefieres escribirnos directamente? WhatsApp +34 910 600 620 · hola@odontivsystems.com
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