Pilar 5 Informe mensual y responsable de cuenta
Un folio al mes con lo que te costó cada paciente. Y un teléfono al que llamar.
No vas a recibir un panel con veinte gráficas ni un correo con impresiones y clics. Cada lunes, un WhatsApp con la semana. Cada mes, una llamada de treinta minutos con la persona que lleva tu cuenta, que se sabe el nombre de tu recepcionista.
Informe de mayo
Tu Clínica · implantes y ortodoncia invisible
Pacientes nuevos
41
+9 vs abril
Primeras visitas
24
se presentaron 21
Presupuestos aceptados
9
4 de ellos, del seguimiento
Coste por paciente sentado
71 €
−34 € vs abril
Por tratamiento
Qué cambiamos en junio: subimos la inversión de implantes en Chamberí y paramos la campaña de blanqueamiento.
Ejemplo ilustrativo. Los datos son ficticios.
El problema
Los informes de agencia están escritos para justificar la factura
Por eso están llenos de números que suben y ninguno responde a la única pregunta que te importa.
Métricas que no significan nada
Impresiones, alcance, interacciones, clics. Todas suben todos los meses y ninguna te dice si tienes más pacientes en el sillón que en marzo.
Un panel que no abres
Te dan acceso a una herramienta con veinte pestañas, entras dos veces el primer mes y nunca más. Un enlace no es un informe.
La cadena se corta en el formulario
La agencia cuenta contactos; tu clínica cuenta pacientes. Nadie une las dos cosas, así que nadie sabe qué campaña pagó la arcada de 9.500 € de marzo.
Nadie con nombre al otro lado
Escribes a un correo genérico y te contesta alguien distinto cada vez, que tiene que leerse el histórico antes de entenderte. Eso no es tener agencia: es abrir tickets.
La única pregunta que importa es cuánto te costó cada paciente que se sentó. Nuestro informe empieza por ahí.
El informe
Seis números y una frase
Esto es todo lo que hay en el informe mensual, y está pensado para leerse entre paciente y paciente.
| Qué te decimos | Por qué importa |
|---|---|
| Cuántos pacientes nuevos te contactaron | Es lo que trae la inversión en anuncios. Si esto no sube, hay un problema arriba del todo. |
| Cuántas primeras visitas hubo | Aquí se ve si la atención está convirtiendo. Muchos contactos y pocas visitas es un problema de respuesta, no de anuncios. |
| Cuántos se presentaron y cuántos no | Cada ausencia son 45 minutos de gabinete parado. Es la métrica que mide si los recordatorios funcionan. |
| Cuántos presupuestos se aceptaron | Y cuántos de ellos vinieron del seguimiento, que es dinero que sin el sistema se habría quedado en el cajón. |
| Cuánto te costó cada paciente sentado | La cifra que de verdad decide si esto compensa. Se compara con tu ticket medio, no con el coste por clic. |
| Cómo van tus reseñas frente a tu zona | Porque tu nota decide antes que tu anuncio, y porque se mueve despacio: hay que mirarla cada mes. |
| Y una frase: qué cambiamos el mes que viene | Una decisión concreta, no un resumen. Subimos esto, paramos aquello, probamos esto otro. |
Tu responsable
Una persona, con nombre y con móvil
La misma desde el primer día. Estuvo en la reunión, hizo el diagnóstico, formó a tu recepción y revisa tus conversaciones cada mañana. Cuando la llamas, no tiene que ponerse al día: ya sabe qué campaña tienes activa y qué pasó ayer con el paciente de la arcada.
Trabajamos con pocas clínicas a la vez precisamente por esto. Una agencia con cientos de clientes no puede darte esto, por muy buena que sea.
Cada lunes por la mañana
WhatsAppCuántos pacientes escribieron la semana pasada, cuántas citas hay puestas, cuántos se presentaron y si hay algo que necesite tu decisión. Cuatro líneas, no un documento.
Una vez al mes
30 minutosLlamada o videollamada con el informe delante. Repasamos los seis números, decidimos qué cambia el mes siguiente y tú preguntas lo que quieras. Si un mes no puedes, te lo mandamos por escrito.
Cuando pasa algo
<24 h laborablesSu móvil y su WhatsApp los tienes tú y los tiene tu recepción desde el día de la formación. Y si algo del sistema se cae un domingo, lo sabemos antes que tú y te avisamos nosotros.
Cada trimestre
revisión de rumboMiramos los tres meses juntos: qué tratamiento está saliendo más rentable, si abrimos otro, si conviene subir la inversión o si hay algo en la clínica que arreglar antes de meter más pacientes.
1 página
Lo que ocupa el informe mensual completo
6 números
Y una frase con lo que cambiamos el mes siguiente
1 persona
La misma desde el primer día, con móvil directo
<24 h
Para responderte cualquier día laborable
Preguntas
Lo que nos preguntan sobre los informes
¿Puedo ver los datos cuando quiera, sin esperar al mes?+
Sí. Tienes acceso al sistema y ahí están todos los pacientes con su estado en tiempo real. Lo que pasa es que casi ningún dentista entra, y está bien que sea así: para eso te mandamos el resumen del lunes y el informe del mes.
¿Cómo sabéis que un paciente vino de un anuncio?+
Porque cada contacto entra al sistema con su origen guardado: qué campaña, qué anuncio y qué búsqueda. Cuando esa persona pide cita y se presenta, el origen sigue pegado a su ficha. Por eso podemos decirte el coste por paciente sentado y no solo por contacto.
¿Y los pacientes que vienen por el boca a boca?+
Se marcan aparte y no se cuentan como nuestros. Nos importa que la cifra sea honesta: si atribuyéramos todo lo que entra a las campañas, el informe sería inútil para ti y cómodo para nosotros.
¿Qué pasa si un mes los números son malos?+
Que te lo decimos en la llamada, con la explicación y con lo que vamos a cambiar. Hay meses malos: agosto, una semana de puentes, una campaña que no arrancó. Lo que no vas a ver es un informe que maquille un mal mes con métricas que suben.
¿El responsable cambia cada poco?+
No. Es la misma persona mientras trabajemos juntos, y por eso llevamos pocas clínicas a la vez. Si algún día tuviera que cambiar, te lo diríamos antes y haríamos el traspaso con las dos personas en la misma llamada.
Si me voy, ¿me llevo los datos?+
Todo: la base de pacientes exportada, las cuentas de Google y Meta con su historial, tu número de WhatsApp, tu ficha de Google y las páginas de tratamiento, que están en tu dominio. Sin plazos ni condiciones.
Diagnóstico gratuito
Te enseñamos por qué los pacientes eligen otras clínicas antes que la tuya.
Empezamos por lo que hacen las clínicas que se llevan a tus pacientes: qué anuncios tienen, cuántas reseñas y qué ofrecen en su web. Y te enseñamos el informe que recibirías cada mes: los seis números que vas a ver y qué haríamos si alguno no se mueve.
- Con un informe de ejemplo, igual al que te llegaría
- Lo hace y te lo explica quien llevaría tu cuenta
- Si no vemos recorrido para tu clínica, te lo decimos
¿Prefieres escribirnos? WhatsApp +34 910 600 620 · hola@odontivsystems.com
Recursos gratuitos
Calculadoras para tu clínica
Sin registro y sin dejar tus datos.
El resto del recorrido
El informe mide las otras cuatro partes
Que te encuentren
Google Ads, Meta Ads y una página por tratamiento.
02Que te elijan
Reseñas pedidas y respondidas cada día, y tu ficha al día.
03Que ninguno se pierda
Respuesta en menos de un minuto, cita y recordatorios.
04Que acepten el tratamiento
Seguimiento de presupuestos y recuperación de pacientes.
Que tú lo veas todo
Estás aquí. Informe mensual y responsable.